Como organizar meus dados
Muitas vezes nas empresas as informações dos colaboradores ficam descentralizadas em várias planilhas e sistemas diferentes.
A solução da Zazos contempla a unificação dessa informação e centralização de todos os dados em um mesmo sistema.
Como explicamos no item 2.1 nosso sistema tem bases de dados com contextos diferentes como : Pessoas, Contratos, Empresas, Pagamentos, etc.
Para começar a usar a Zazos recomendamos que você inclua informações em 4 principais tabelas, nessa ordem: Times, Pessoas, Contratos e Empresas (caso você tenha colaboradores PJ).
No documento abaixo temos os modelos de colunas necessárias para completar as informações das tabelas.
Ao acessar ele, vá em Arquivo > Fazer uma cópia, com essa cópia você poderá incluir os dados para posterior exportação.
Todas orientações nesse documento serão voltadas para estruturação das bases de dados no Google Sheets, eventuais adaptações podem ser feitas caso queira usar Excel.
Pontos Importantes
No momento da inclusão dos dados no nosso modelo são necessários alguns ajustes no formato de algumas colunas.
DATA: para importação no sistema é necessário que a data esteja no formato AAAA-MM-DD
Para configurar siga os passos a seguir:
SELETORES
Algumas das colunas do sistema são seletores (únicos ou múltiplos), para entender sobre esses tipos de coluna volte ao ponto 2.2
No caso de seletores é importante que na tabela de importação esteja escrito da mesma maneira que está nas opções do seletor.
Exemplo: Na tabela de contratos, a coluna Tipo de contrato é um seletor único que no padrão do sistema tem as seguintes opções :
Na tabela deve-se estar com a mesma configuração. No caso abaixo as linhas 3 e 4 não teriam o Tipo de contrato identificado durante a importação.
CONEXÕES
Algumas das colunas do sistema são conexões, para entender sobre esses tipos de coluna volte ao ponto 2.2.
Nossas tabelas tem sempre 1 conexão com outra tabela, por exemplo, a tabela de Contratos tem uma coluna destinada a colocar a qual Colaborador ela se refere, essa coluna é uma conexão com a tabela de Pessoas, onde é possível acessar dados pessoais do colaborador.
Para que esse conexão se efetive é necessário que em todas colunas de conexão (ex. todas colunas que remetem a um colaborador) sejam completadas exatamente com o nome principal.
No exemplo abaixo testamos duas importações, a primeira importando informações com a coluna de Colaborador com o nome escrito exatamente igual ao nome da tabela de Pessoas e a segunda com o nome diferente, no caso da segunda a conexão não é reconhecida.
Esses são os principais pontos para organizar seus dados!
No modelo fornecido tem as principais colunas que devem ser completadas para importação inicial dos dados no sistema, nos próximos tópicos vamos explorar mais sobre como fazer a importação.
Como exportar minha base de dados
Uma vez que a sua base está estruturada com base no nosso Modelo, vamos passar para o momento de exportar essa planilha para importá-las na Zazos.
Após esse download você terá um CSV com as informações de cada uma das tabelas que tiver adicionado informação. É importante repetir esse processo em todas as abas de informações.
Como importar meus dados na Zazos
Agora que você já tem todas suas bases estruturadas com os dados dos seus colaboradores, iremos importar essas informações na Zazos.
Recomendamos que para a importação você tenha 3 apps já baixados no sistema : Diretório de Pessoas, Informações de Colaboradores e Gestão de Contratos. Você encontra mais informações de como baixar apps no item 1.1.
Garanta que os pontos 4.1 e 4.2 estão completos para que não haja erros na importação!
A importação acontecerá em alguns passos:
Passo 1
Abra a Zazos no estúdio, vá em dados e lá será possível selecionar a tabela que ocorrerá a importação clicando em Importar na barra inferior.
Recomendamos que a primeira tabela a ser populada seja a tabela de Times.
Passo 2
Uma das maneiras de adicionar informações nas tabelas além de ser via CSV é com Copy/Paste, a primeira tabela que vamos adicionar informações é a de Times, por ser uma tabela simples adicionaremos os dados com esse método.
Passo 3
Agora faremos a importação do CSV construído.
Contemplaremos agora alguns casos que serão encontrados durante a importação!
Caso 1: Colunas não mapeadas
No vídeo abaixo vemos que algumas colunas não foram mapeadas pelo sistema por conta do título da coluna, nesse caso é necessário escolher manualmente a coluna na qual ela se referencia. Repita isso até que todas colunas estejam mapeadas.
Caso 2: Novas colunas no sistema
Terão casos onde você gostará de adicionar à importação colunas que não são nativas do nosso sistema, nesse caso você pode fazer a criação delas durante a importação.
Nesse exemplo queremos adicionar a coluna de Cargo (que não é uma coluna nativa do sistema) na tabela de Contratos.
Caso 3: Colunas a serem excluídas na importação
No caso de informações que você não tem ou não quer adicionar ainda no sistema, há a opção de removê-las durante a importação.
Nesse exemplo não tem informações para as colunas de Anotações e Recorrência, nesse caso vamos fazer a remoção.
Passo 4
Finalizar importações!
Agora que você já entendeu os casos e o funcionamento da importação é só executá-la.
